USO DE MAPAS MENTAIS COMO FERRAMENTA DE GESTÃO DE PROJETOS.

USO DE MAPAS MENTAIS COMO FERRAMENTA DE GESTÃO DE PROJETOS.

Por Sérgio Faria - 06/05/2014

Empresas do mundo inteiro vivenciam uma corrida em busca da tão sonhada vantagem competitiva, o que lhes permitirá perdurar nesse ambiente econômico, muitas vezes inóspito, devido às sucessivas crises atribuídas à recessão mundial. O mundo corporativo vive hoje a era do conhecimento e do pensamento criativo. O que nesse complexo cenário macroeconômico tem imposto às empresas uma necessidade constante de adaptação ou mesmo de reinvenção de seus modelos de negócio.
Em busca da otimização da gestão de projetos e gestão de recursos, cada vez mais os gestores estão buscando ferramentas que permitam otimizar e compartilhar informações entre membros envolvidos. Dentre estas ferramentas destaca-se a criada pelo inglês psicólogo inglês Tony Buzan no final da década de 60 denominada Mind Map.
Analisando o comportamento de alunos em um grupo de estudo que obtinham bons resultados utilizando estratégias de trabalho e anotações diferenciadas, Buzan comprovou que a grande maioria alcançava os resultados esperados sem despender muito tempo de preparo, porque a grande maioria utilizava desenhos, ilustrações, cores, setas, símbolos, além de destacarem as palavras chave dos textos estudados com cores diferentes.
Buzan se baseou nestas impressões e observações e desenvolveu uma técnica que chamou Mind Map (Mapa Mental) procurando criar visualmente o registro de fatos e idéias de uma forma etruturada, que favorecesse o significado do conteúdo, visando ao aprendizado e não apenas à memorização.
O príncipio fundamental de Mapa Mental é que as idéias, não nascem no cérebro humano de maneira organizada, mas sim de forma desorganizada e caótica, como imagens desconexas e aleatórias, que vão se clareando conforme o cérebro trabalha seus relacionamentos com as experiências já vividas.
Em seu artigo na revista Executive Excellence, Buzan cita uma célebre frase do Dr. Pyotr Anokim, da Universidade de Moscou, considerando os mais brilhante aluno do renomado neurofisiologista Pavlov: “não existe ser humano capaz de utilizar todo potencial do seu cérebro. Esta é a razão pela qual não podemos aceitar nenhuma estimativa pessimista dos limites do cérebro humano. Ele é ilimitado”
O Mapa Mental tem uma estrutura radial utilizando-se de palavras chave, pois está provado que 90% do conteúdo concentra-se em 10% do texto, podendo também incluir imagens, ícones e cores. As idéias são estruturadas e interconectadas de forma lógica assemelhando-se à estrutura dos neurônios.
Em resumo, o Mapa Mental é uma ferramenta de anotação de informações de forma não linear, ou seja, elaborado em forma de teia, fornecendo uma visão global do assunto mostrando seus desdobramentos e interligações.
Tony Buzan, o idealizador dos mapas mentais, criou as 7 leis para elaborar os mapas mentais BUZAN:
1. Iniciar no centro dap página, que deve estar sentido paisagem (horizontal).
2. Usar uma imagem para sua idéia central.
3. Usar muitas cores.
4. Conectar os galhos principais à imagem central (subtópico ao tópico central) e os galhos secundários aos galhos principais.
5. Faça os galhos fluirem organicamente e em curvas.
6. Use apenas uma palavra chave por linha.
7. Use muitas imagens para ilustrar.
Ao organizar o pensamento de forma similar ao modo de trablhar do cérebro, o Mind Map potencializa suas habilidades, favorecendo o entendimento, análise, interpretação e memorização do exercício. Buzan (1996), através de pesquisa, identificaram várias vantagens na utilização do Mind Map em relação à forma tradicional de anotação, sendo as mais relevantes:
a. Redução no tempo de anotação da informação, evetando perda de conteúdo;
b. Redução no tempo de leitura: mais rápida a identificação e absorção da informação;
c. Redução no tempo para identificar as palavras-chave de um texto, uma vez que no Mind Map são estas as palavras utilizadas;
d. Maior poder de correlação entre as informações.

O MIND MAPS COMO FERRAMENTA DE GESTÃO DE PROJETOS

Segundo o Guia PMBOK (2000), “o gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso.”
O gerenciamento do escopo do projeto trata principalmente da definição e controle do que está e do que não está incluído no projeto.
Em seu artigo, Brown e Hyer (2001) discutem a aplicabilidade do Mapa Mental no planejamento de projetos. Atividades como alocação de recursos e monitoramento de progresso são associadas as lado esquerdo do cerebro, enquanto estágios anteriores, referentes à definição do escopo e da estrutura analílitica do produtos, como WBS, requerem atividades de maior criatividade, ou seja, relacionadas ao lado direito do cerebro.
A necessidade de criatividade, em fases de planejamento, se deve às diversas maneiras possíveis de se atingirem os objetivos de um projeto ou mesmo para corrigir possíveis desvios. A utilização do Mind Map, como ferramenta de brainstorming, para auxiliar na visualização e na analise das possíveis alternativas, permite uma tomada de decisão mais consciente por parte do gerente de projeto, principalmente quando da necesidade de mudança ou mesmo correção de escopo.
O Mind Map pode também ser utilizado no detalhamento da estrutura analítica do produto (WBS), ou seja suas numerosas atividades e entregas. A importância do WBS no planejamento de projeto está refletida em uma pesquisa realizada pelo PMI, Project Management Institute, que constatou que 70% dos gerentes afirmaram que o método preferido de planejamento parte da definição do próprio WBS, que indica como atingir deteminado Escopo.
Ao ter o escopo e suas diversas atividades colocadas em um Mapa Mental, o gerente de projetos e sua equipe terão maios facilidade de compreender o projeto como um todo, verificar as possíveis inter-relações entre as atividades, facilitando, inclusive, a comunicação do projeto no grupo. Segundo Brown e Hyer, a utilização do Mind Map no gerenciamento do escopo proporciona um maior envolvimento e entusiasmo da equipe, possibilitando, ao gerente de projeto, identificar em que parte do projeto os membros da equipe estão mais interessados ou com alguma dúvida, isto é possível com a parte visual e gráfica do mapa.
A figura 1demonstra como através da utilização de Mapa Mental é desenhado o modelo mental do Gerenciamento de um Escopo, por exemplo.

Figura 1 – Exemplo adaptado de Vargas (2003) de Gerenciamento de Escopo

SOFTWARE  PARA ELABORAÇÃO DE MAPAS MENTAIS

O XMind é uma ferramenta de código aberto para a elaboração de mapas mentais muito utilizada atualmente. O software é intuitivo e de simples manipulação

Figura 2 – Imagem de interface do Xmind

Segue link para download do aplicativo, disponível na versão portable. Assista também o vídeo demonstrativo...

  

 CONCLUSÕES

O Mind Map possui todas as características fundamentais para integrar o portfólio de ferramentas de um gerente de projetos. Ele agrega grande valor na definição e gestão do escopo do projeto, proporcionando visão sistêmica,  unificada e clara do projeto, com flexibilidade de realizar eventuais ajustes necessários ao longo de sua execução, além de proporcionar um maior envolvimento da equipe de projeto. Entretanto, são necessários treinamentos específicos aos membros da equipe envolvida e principalmente ao gerente do projeto, cujas habilidades serão importantes no sucesso da utilização de mapas mentais. No gerenciamento do risco, custo e prazo, o Mind Map não apresenta a mesma versatilidade devendo ser utilizada como ferramenta de apoio.

REFERÊNCIA

ANDRÉ LUIZ GONÇALVES CAMPOS, “Simpósio de Excelência em tecnologia. Disponível em . Acesso em 05/04/2014